1. How many Erasmus students does Hacettepe University receive per year?
Hacettepe University receives more than 120 incoming erasmus students per year from all over Europe. These students may choose to come to study in Hacettepe either for the Fall or Spring semester, or in some cases for a full Academic year (both semesters).
2. I want to attend Hacettepe University as an Erasmus student. Whom should I write first? Which Office is responsible for the Erasmus Programme?
The European Union Office is responsible for the administration of the erasmus programme in Hacettepe University For application procedure please click http://www.abofisi.hacettepe.edu.tr/eng/basvuru.shtml Please fill out the student affairs Office form, application form and Learning Agreement and send back by fax (+90 312 297 7165) or by e-mail tubayil@hacettepe.edu.tr So, your documents will be sent to the related departmental coordinator for approval.
European Union Office also sends copies of your approved documents to Registrars Office to start paper work. Registrars Office prepares the official documents which are required by Police Department to get students’ residencial permits. Your identification cards are prepared by Registrars Office also.
The website of the International Relations Office of Hacettepe University : www.abofisi.hacettepe.edu.tr
The person responsible for incoming Erasmus students is Mrs.Tuba Yildirim
Tel.:(+90 312 2977167) Fax :(+90 312 2977165) E-mail address: tubayil@hacettepe.edu.tr
Full Address:Hacettepe University Rectorate Building first floor-Beytepe Ankara - Turkey
We strongly recommend to send your e-mails to both Mrs Tuba Yildirim and www.abofisi.hacettepe.edu.tr
3. What are the application deadlines?
For fall semester and full academic year: 15 May
For spring semester : 31 October
4. Where can I find more detailed information about the Erasmus program of Hacettepe University?
For more detailed information about the Erasmus Programme of Hacettepe you should visit the website of the International relations office of the University: http://www.abofisi.hacettepe.edu.tr/eng/
5. Does European Union Office organize an Orientaton Week for Incoming Erasmus Students?
Yes! In the beginning of every semester European Union Office organizes an Orientation Week in order to give the Erasmus students a chance to get to know each other. Although it is not obligatory to join the programme, we highly recommend students to attend the week.
2010-11 academic year fall semester orientation week - Sept 27- Oct 1, 2010
2010-11 academic year spring semester orientation week - Feb 14-18, 2011
6. Does Hacettepe University organize trips for Erasmus students?
Yes! Every semester European Union Office organizes trips to several places like, Beypazarı, İzmir, Kapadokya, Konya, Safranbolu-İnkum-Amasra, Truva-Çanakkale, Olympos-Antalya trips will be organized in 2008-9 academic year.
7. Does Hacettepe University European Union Office have a mailing list for the incoming Erasmus students?
Yes! We use a Yahoo-Group mailing list to communicate with the Erasmus exchange Students.
8. Can you describe the Academic Calendar for Erasmus students in Hacettepe University?
Fall Semester (2010-11 Academic year) The courses will start on October 4, 2010 and the semester will end on January 30, 2011
Spring Semester (2010-11 Academic year) The courses will start on February 21, 2011 and the semester will end on June 12,2011
9. Should I get a student visa before coming?
Once you have decided to study at Hacettepe University, you should contact the Turkish Embassy or the closest Turkish Consulate in your home country to determine the necessity for and the type of visa necessary for you to remain in Turkey for the duration of your study period. The application for the visa should be made well in advance so that your studies will not be delayed. You should also make sure that your passport’s expiration date is later than the period of time that you will be in Turkey.
10.How do I apply for a residence permit?
All students who are not Turkish citizens or residents are considered international students and need a residence permit. Within 30 days of your arrival in Turkey you will need to apply for a residence permit. This will allow you to travel in and out of Turkey without re-applying for a visa. In order to get a residence permit you have to apply to the Turkish Security Department. Necessary documents will be announced to you at the orientation week.
The EU Office will take the ERASMUS students to the Police Station to get their residence permission, however, this will be done only once and the students must remember that it will be hard for them to take their permits by themselves.
After applying, the residence permit takes about two weeks to process. The authorities may keep your passport while processing. It will then be returned to you along with your residence permit. Take the permit with you if you leave the country because you will need it to re-enter.
11.Should I have an International Health Insurance before coming?
You should have an International Health Insurance which covers Turkey
After your arrival,take your Insurance policy to following address to get the necessary signatures from Local Health Authority:
“SSK Ankara İl Müdürlüğü, Ulucanlar Eski Ankara Cezaevi yanı 2.kat”
Phone: 90 312 363 77 20 fax: 90 312 362 86 38
12. How will I register for the courses, and where will I get my Identification card?
Undergraduate students should go to Registars’office for registration and to do other necessary paper work. (student number, identification card etc.)
Graduate students should go to related Enstitute instead of Registrars Office for registration and other paper work.
13. How can I reach European Union Office and my department?
The European Union Office arranges your welcome to Ankara if you arrive during weekdays (Monday through Friday) and working hours (8:30-17:30).
If you plan to come at weekend or wish to come by yourself please click on the link below:
http://www.abofisi.hacettepe.edu.tr/eng/how_to_reach.shtml
1. Tez aşamasındaki yüksek lisans öğrencileri de programdan faydalanabilirler mi?
Evet, faydalanabilirler.
2. Meslek Yüksekokulu öğrencileri programdan faydalanabilecekler mi?
Evet
3. Farabi Değişim Programı Vakıf üniversitelerini kapsamakta mıdır?
Vakıf üniversiteleri bu programın mali hükümleri dışında tüm hükümlerine tabidirler.
4. Devlet üniversitesi öğrencileri ve öğretim üyeleri vakıf üniversitelerine gidebilecekler mi?
Evet. Fakat öğrenciler burssuz, öğretim üyeleri de ödeneksiz olarak gidebilirler.
5. Öğrenciler farklı bölümlerden denk dersleri alacak şekilde programdan yararlanabilirler mi?
Evet. Uygulama bölümlerin onaylarına tabidir.
6. İngilizce programlara başvurmak için yeterlilik belgesi istenmekte midir? Gidilecek üniversite sınavı yapabilir mi?
İngilizce düzeyini gösteren belge istenir. KPDS,ÜDS , yada Üniversitelerin kendi yaptıkları dil sınavı belgesi v.b
7. Bölümlerin kendi aralarında protokol imzalamaları yeterli midir?
Bölümlerin ya da fakültelerin protokol imzalama yetkileri yoktur. Protokoller sadece kurumlar adına yapılabilir.
8. Öğrenci değişimdeki üniversitedeyken atılmayı gerektirecek bir suç işlerse cezalandırma ne yolla yapılacak?
Öğrenci atılmayı gerektiren bir suç işlediğinde, öğrencinin dosyası kendi üniversitesine gönderilir ve gerekli işlemler üniversitesi tarafından yapılır.
9. Farabi Değişim Programı web sitesinde yayınlanan, belgeleri doldururken aynı formata uyma zorunluluğu var mı?
Evet. Sadece kurum logolarınızı ekleyebilirsiniz.
10. Farabi öğrencisi alttan ve üstten ders alabilir mi?
Evet alabilir
11. Artık yıl öğrencileri programa başvurabilir mi?
Evet, öğrenci bir dersi bile olsa başvurabilir.
12. Farabi Öğrencisinin Diplomasında programla ilgili bir not oluyor mu?
Hayır, Sadece katılım gösterdiği dönemdeki transkriptine, "..... dönemlerde Farabi Öğrencisi olmuştur" notu düşülüyor.
13. Öğretim Üyeleri programdan faydalanabilir mi?
Öğretim Üyesi Değişimi YÖK tarafından geçici bir süre durdurulmuştur.
1. How is the admission procedures of international students? What are the terms and conditions? When is the admission?
All the necessary information can be found on the web-site (www.oid.hacettepe.edu.tr) and all the students who fulfill the requirements listed in the 'regulation of international students approval' can become a student in Hacettepe University. The results are announced through internet. The start of the admission is usually mid-May and is announced on web-site.
2. What is the language for education and training?
Some faculties and departments provide education and training in Turkish, while there are Faculties and departments which provide education in English, French and German.Full list can be obtained at: www.hacettepe.edu.tr
3. What are the accommodation facilities?
Detailed information can be found at: www.barinma.hacettepe.edu.tr .
4. What are the tuition fees?
The fees depend on the Faculty and Departments. www.oid.hacettepe.edu.tr .
6. Can international students benefit from international mobility programmes?
Yes, international students can benefit from the international mobility programmes. Hacettepe University has a wide range of bilateral agreements with world universities Detailed information can be found at www.abofisi.hacettepe.edu.tr.
7. Is an official document needed to live in Turkey? Do international students need general health insurance?
A specific document is needed and it can be obtained from İl Emniyet Müdürlüğü.An international student has to apply for this document within 1 month after arrival. The general health insurance allows international students to benefit from health services and is similar to the insurance provided to Turkish citizens.
Mevlana Exchange Programme is a programme which aims the exchange of students and academic staff between the Turkish higher education institutions and higher education institutions of other countries. With the regulation published in August 23, 2011 (num: 28034), students and academic staff exchange between Turkish higher education institutions and higher education institutions of other countries has been possible.
What is different from other Exchange programmmes is that mobility of Mevlana Programme includes all the higher education institutions around the world without any regional discrimination.
Students may study abroad for one (minimum) or two (maximum) terms and academic staff may lecture abroad from one week (minimum) to three months (maximum). Accordingly, students and academic staff from any country may benefit from this programme being hosted by Turkish higher education institutions in order to study or lecture.
2. Who can benefit from Mevlana Exchange Programme?
The students registered in formal education programmes at higher education institutions in Turkey (on condition that the higher education institutions signed a bilateral Mevlana Exchange Protocol) may benefit from Mevlana Exchange Programme.
Additionally, all academic staff who work in a national or foreign higher education institution, on condition that the higher education institutions signed a bilateral Mevlana Exchange Protocol, may benefit from Mevlana Exchange Programme.
Academic activities of the academic staff taking part in the academic staff mobility cannot be under 6 hours in a week. The count of the hour is based on the courses given by the instructor. On condition that the hours of the courses are under 6, panels, seminars or conferences may also be included in the count. The plans of the mobility that does not include any lecturing are not accepted within the frame of the Mevlana Exchange Programme and cannot be accepted.
3. Application Requirements of Mevlana Exchange Programme
In order to be a Mevlana Exchange Programme student
- The students must be studying at associate degree, bachelor degree, master degree or phd degree of higher education programmes
- Grade point average (GPA) of associate degree and undergraduate students must be at least 2,5 on a four point scale.
- Grade point average (GPA) of graduate students (MA, PhD) must be at least 3.00 on a four point scale.
- 50% language score + 50% GPA o
The students studying in their first year at associate or bachelor degree and the students of preparation classes and scientific preparation programmes of graduate degrees can not participate in this programme at their first semester.
4. How should a student, who has the requirements, can apply to the Mevlana Exchange Programme?
The students may apply to the Mevlana Exchange Programme unit of his/her university after properly filling the required forms that can be accessed via https://mevlana.yok.gov.tr.
All the academic staff working at a institution that has signed the Mevlana Exchange Programme Protocol may also apply to the related Mevlana Exchange Programme unit of his/her university.
5. Scholarships During the Mevlana Exchange Programme: Terms and conditions for students
Mevlana Exchange Programme students continue to take their other scholarships and grants in their home countries and they have to do registration in their home institutions. They pay tuition fee to their home institution if they are supposed to and they do not pay any other tuition fee to the host institution.
The scholarship amount to be paid to the Mevlana Exchange students differs according to the life standards of the country of the host institution. Within the context of Mevlana Exchange Programme, the programme students can be paid up to three times of the amount that is monthly paid to bachelor degree students according to the Law no.5102 on Granting Scholarship and Loan to the Higher Education Students and in the ratios determined by Council of Higher Education Executive Board.
Incoming students from other countries to Turkish higher education institutions are granted according to the ratios determined by Council of Higher Education Executive Board.
In terms of the scholarships that will be paid to the students, 70% of the scholarship amount is paid monthly. For the student's remaining grant payment, the ratio of total credits of the succeeded courses to the courses that the student is obliged to take as obligatory courses will be considered.
In the case of insufficiency of the funds for Mevlana Exchange Programme, providing the correspondence with other principles, student mobility can be carried out by other scholarships or without scholarship.
6. How many times and how long can we participate in Mevlana Exchange Programme?
Students may study abroad for one (minimum) or two (maximum) semesters. Semester periods may be different considering the education systems but the total exchange period can not exceed one academic year.
Academic staffs also may participate in Mevlana Exchange Programme. Academic staff may lecture abroad from one week (minimum) to three months (maximum).
7. Do students have to pay any tuition fee when they participate in Mevlana Exchange Programme?
Students do not pay any tuition fees to the host institution during the programme, but they continue to pay the obligatory tuition fees to their home institutions. They do not pay any extra fee to the host institution within the scope of the exchange programme.
Akademik İşbirliği Protokolü İmzalanması İçin İzlenecek Adımlar:
1. İşbirliği yapılacak üniversitenin Yükseköğretim Kurumu (YÖK) tarafından tanınıyor olması gerekir.
a. YÖK tarafından tanınmayan bir üniversite ile işbirliği yapılamaz mı?
Yapılabilir ancak bu işbirliği kapsamında alınan dersler, krediler saydırılamaz; burs ve hibelerden faydalanılamaz.
b.İşbirliği yapacağımız üniversite çok eski ve ünlü bir üniversite, YÖK tanınırlığı sormak şart mı?
Evet. İlerleyen aşamalarda sorun yaşamamak için YÖK tanınırlığını yazılı olarak almak şarttır.
c.Tanınırlık için kişisel olarak iletişime geçebilir miyim?
Üniversitemiz bünyesinde akademik işbirliği protokolü imzalanması süreçleri “Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi” (EDİP) tarafından yürütülmektedir. YÖK tanınırlığını resmi yazı ile alabilmek için EDİP ile iletişime geçmeniz gereklidir.
( edip@hacettepe.edu.tr adresine bir e-posta atarak süreci başlatabilirsiniz)
d.Tanınırlık sonucu gelmeden karşı üniversite ile müzakereleri başlatmakta sakınca var mıdır?
YÖK tanınırlığının bir ön koşul olduğu konusunda muhatap üniversite temsilcileri bilgilendirilmelidir. Üniversitemiz birimleri, YÖK tanınırlığı alınmadan işlemleri başlatmaz.
2. Bazı durumlarda imzalanacak protokol metninin de YÖK onayına sunulması gerekebilir. Bu konuda EDİP yönlendirmede bulunacaktır.
3. Akademik İşbirliği kurulması için imzalanacak ilk metin “Akademik İşbirliği Protokolü” (Memorandum of Understanding - MoU) ‘dür. Bu çerçeve metin ile birlikte, özel olarak “yapılacak işbirliğini” tanımlayan ek protokoller imzalanabilir. (örn. Öğrenci Değişimi Protokolü, Ortak Diploma Programı Kurulmasına Dair Protokol vb.) Ek protokoller çerçeve protokolle birlikte imza edilebileceği gibi; işbirliğinin ilerleyen dönemlerinde de eklenebilir.
a.Hacettepe Üniversitesi’nin kabul ettiği Akademik İşbirliği Protokolü metni var mıdır?
Evet. Çerçeve metin olarak tasarlanmış bu metin Hukuk Müşavirliğimiz tarafından onaylanmıştır. İngilizce ve Türkçe metinlere bu linkten ulaşabilirsiniz.
b.Hacettepe Üniversitesi’nin örnek protokolünü, işbirliği yapacağımız üniversite kabul etmez ve değişiklik önerirse ne yapılmalıdır?
Değişiklik talebi Eğitim, Değişim ve İkili Protokoller Birimi’ne iletilmelidir. ( edip@hacettepe.edu.tr) EDİP bu talebi Hukuk Müşavirliği’ne danışarak sonucu tarafınıza iletecektir.
c.İşbirliği yapacağımız üniversite kendi protokol metni üzerinden ilerlemek istiyor. Hacettepe Üniversitesi örnek protokol metni dışında bir metin imzalanabilir mi?
Akademik İşbirliği Protokolü (MoU) için hemen her üniversitenin kendi örnek metni vardır. Bu metinler büyük oranda birbirine benzemektedir. Farklı bir metnin imzalanabilmesi için bir iç onay süreci vardır ve eğer karşı üniversitenin metni üzerinden gidecekseniz bu süreyi göz önünde bulundurmalısınız.
4. Hacettepe Üniversitesi Akademik İşbirliği Protokolü dışında bir metnin imzalanması için mutlaka EDİP’ne danışılmalıdır. Söze konusu metin yabancı dilde ise Türkçe’ye çevrilerek Hukuk Müşavirliği’mize uygunluğu sorulacaktır. Hukuk Müşavirliği’nin onayı ya da değişiklik önerileri metin üzerinde işaretlenerek tarafınıza iletilecektir. Çeviri, Hukuk Müşavirliği ile yazışmalar ve değişikliklerin metne uygulanması gibi işlemlerin tamamlanması süresi göz önünde bulundurulmalıdır.
a.Süreci hızlandırmak için protokol metnini kendi imkânlarımla Türkçe’ye çevirerek göndermem mümkün mü?
Evet, gönderdiğiniz çeviri metni EDİP tarafından kontrol edilecektir.
b.Hukuk Müşavirliği onayı için kendi bölüm/fakülte/enstitüm üzerinden yazışma yapmam mümkün müdür?
Üniversitemizin Akademik İşbirliği Protokollerinin imzalanması süreci ile sorumlu ve yetkili birimi EDİP’dir. Farklı bir birim üzerinden göndereceğiniz metin inceleme talebi Hukuk Müşavirliği tarafından Birimimize gönderilecektir. İşlemlerin sağlıklı ilerlemesi ve vakit kaybetmemek adına sürecin en başında EDİP ile iletişime geçmeniz önerilir. ( edip@hacettepe.edu.tr)
5. Üniversitemizde Akademik İşbirliği Protokolleri Rektörlük düzeyinde ve Rektör tarafından imzalanır. Üzerinde uzlaşılan protokol metnini EDİP resmi yazı ile Rektörlük imzasına sunar. İkişer nüsha halinde imzalanan protokoller karşı imza için ilgili üniversiteye EDİP tarafından postalanır ve bir nüshanın üniversitemize geri gönderilmesi talep edilir.
a.İşbirliği yapacağımız üniversite protokolü Dekanlık düzeyinde imzalayacaktır ve bu protokol sadece bu fakülteyi kapsayacak biçimde düzenlenmiştir. Fakülte Dekanı Akademik İşbirliği Protokolü imzalayabilir mi?
İlgili Fakülte Dekanlığı Rektörlük Makamından resmi yazı ile imza yetkisi talebinde bulunmalıdır. Rektörlük Makamından alınması halinde, alınan cevap EDİP’ne iletilerek Dekan tarafından imzalanması mümkündür.
b.İlk imzayı karşı üniversitenin yapması ya da elden götürülerek imzalatılıp getirilmesi mümkün müdür?
Evet, ilk imzayı herhangi bir taraf atabilir. Önemli olan ikişer nüsha hazırlanması ve her iki nüshanın da her iki üniversite yetkili temsilcileri tarafından imzalanmış olmasıdır. Protokol imzası ziyaretle ve törenle yapılabilir.
c.Protokol metni farklı dillerde imzalanabilir mi?
Evet. Üniversitemiz, protokol metinlerinin İngilizce ve Türkçe imzalanmasını tercih etmektedir. Buna ek olarak üçüncü bir dilde protokol imzalanmasında sakınca yoktur. Tüm metinlerin aynı olduğundan emin olmak gerekir. Bir protokolün sadece İngilizce ve Türkçe dışında bir dilde imzalanması uygun değildir.
6. İmzalanmış protokollerin asılları EDİP’nde arşivlenir. Hacettepe Üniversitesi ana sayfası ve http://www.int.hacettepe.edu.tr/ sayfasından metinlere ulaşılabilir.
7. Ulusal ve Uluslararası Eğitim İşbirliği Genel Koordinatörlüğü ve Eğitim, Değişim, İkili Protokoller Birimi’nden her aşamada destek istenebilir ancak sürecin sağlıklı sürdürülmesi için en başta bilgilendirme yapılması gereklidir.
8. Birlikte yürütülmeyen protokol süreçleri ile ilgili EDİP’nin destek ve yardımının mümkün olamayacağı unutulmamalıdır.
Birim Koordinatörü: Prof. Dr. Arif ALTUN ( altunar@hacettepe.edu.tr)
Birim Sorumlusu: Aydan EVRAN ( aydan.evran@hacettepe.edu.tr )